Helsingin kaupunki otti keväällä 2022 käyttöön uuden palkkajärjestelmän, jonka seurauksena monet kaupungin työntekijät eivät esimerkiksi ole saaneet palkkaansa ajoissa tai se on laskettu väärin.

Tilanteen monimutkaisuuden ja vakavuuden takia pormestari Juhana Vartiainen (kuvassa) tilasi viime syksynä ulkopuolisen selvityksen Sarastia-järjestelmän käyttöönotosta – missä tehtiin vakavimmat virheet, olisiko niitä voitu välttää toisin toimimalla. Tämä selvitys julkaistiin tänään.

VARTIAINEN vakuutti selvityksen julkistamistilaisuudessa, että kaupunki on ratkonut palkanlaskussa ilmenneitä ongelmia kaikin keinoin viime vuoden ja tämän alkuvuoden aikana.

Hän vakuutti, että kaupunki tekee joka päivä kaikkensa tilanteen saattamiseksi normaaliksi.

Mahdollisimman objektiivisella selvityksellä pyrittiin Vartiaisen mukaan saamaan myös selvyys, oliko Sarastia-järjestelmän valinnalla vankat perusteet. Valintaprosessi käynnistyi jo keväällä 2020, jolloin Vartiainen ei ollut vielä kaupungin johdossa.

– Selvityksen tavoitteena oli saada johtopäätöksiä, jottei vastaavaa tilannetta ei pääse enää syntymään.

SELVITYKSEN toteutti liikkeenjohdon konsulttiyritys Valor Partners. Konsultti Johan Matinmikko kertasi julkistamistilaisuudessa keskeisimpiä huomioita. Hänen mukaansa Helsingin kaupungin ei lähtötietojen perusteella olisi voinut odottaa tekevän muuta päätöstä kuin valita Sarastia-järjestelmän.

Matinmikko esitteli suurimmat ongelmakohdat ja johtopäätökset, miten pitäisi tulevaisuudessa toimia.

– Uuden palkkajärjestelmän käyttöönotossa ja muutoksessa ei ollut tahoa, jolla olisi ollut vastuu, tarvittavat välineet ja valta viedä uudistus kokonaisvaltaisesti läpi. Syntyneitä ongelmia ei voi laittaa yhden tahon piikkiin.

Hanke oli organisoitu siten, että kaupungin henkilöstöosastolla oli vastuu sisällöstä ja digitalisaatioyksiköllä vastuu hankkeen budjetista.

– Johtopäätöksenä selvityksessä tunnistetaan, että jatkossa isot hankkeet pitää vastuuttaa selkeästi ja niitä pitää johtaa suoraviivaisemmin.

Selvitys osoitti, että teknisen toteutuksen johtamisessa ja suorittamisessa oli haasteita, eikä hankejohto kyennyt ratkaisemaan kaikkia kriittisiä ongelmia ennen käyttöönottoa. Myös toimittajan, Sarastian, kyky reagoida ilmenneisiin ongelmiin oli rajallinen.

JÄRJESTELMÄSSÄ oli edelleen käyttöönottohetkellä virheitä ja puutteita, mutta selvityksen mukaan kaupungilla ei ollut edellytyksiä siirtää käyttöönottoa eteenpäin.

– Sarastian toimituskyky ei taipunut Helsingin tarvitsemiin muutoksiin. Kävi myös ilmi, että Sarastia-yhtiöllä oli useita samanaikaisia projektitoimituksia muun muassa hyvinvointialueille. Sarastia-yhtiöllä ei näin ollen ollut ongelmien laajuuteen ja aikatauluun nähden riittävästi kapasiteettia toimia oikealla tavalla ja ripeästi, eikä yhtiö pystynyt korjaamaan järjestelmän virheitä ennen käyttöönottoa kaupungin hankejohdon toivomassa tahdissa.

Selvityksen mukaan ennen järjestelmävalintaa ja käyttöönottoa kaupungin olisi pitänyt huolellisemmin varmistaa Sarastia-yhtiön toimituskyky.

Kolmantena keskeisenä ongelmakohtana selvityksessä tunnistettiin, että hankkeessa ei reagoitu muutoksen todelliseen laajuuteen riittävällä tavalla, vaikka tarve muutoksen suunnittelulle ja johtamiselle oli hankkeessa mukana olevien tahojen tiedossa.

Matinmikon mukaan hankkeelta puuttui hyväksytty kaupunkitason suunnitelma, jossa olisi huomioitu muutos, budjetti, resursointi, prioriteetit sekä riskit. Kaupunkitason suunnitelma olisi pitänyt myös hyväksyttää riittävän ylhäällä johdossa, toisin kuin nyt tehtiin.

NELJÄS keskeinen haaste liittyi palkanlaskennan operatiivista työtä tekevään taloushallintopalveluliikelaitos Talpaan. Kritiikki kohdistui erityisesti johtamiseen.

– Erityisesti muutoksen ja käyttöönoton aikaisessa johtamisessa oli puutteita. Käyttöönotto suunniteltiin ja resursoitiin puutteellisesti, eikä Talpassa ja toimialoilla kyteviä riskejä tunnistettu riittävällä tarkkuudella. Virheellisiä palkkoja meni korjaamattomina maksuun ja ongelmat kumuloituivat. Selvityksen mukaan käsipareja oli, mutta liikelaitoksen johtaminen ja ohjaaminen oli puutteellista.

Talpan osalta selvityksen johtopäätöksenä on, että Helsinki ja Talpa tarvitsevat selkeytystä liikelaitoksen olemassaolon tarkoitukseen ja rooliin kaupungissa. Pitkän tähtäimen tavoitteiden ohella Talpan kehittäminen vaatisi selkeää ja velvoittavaa omistajastrategiaa.

VARTIAINEN tunnisti monet ongelmakohdat ja korosti, että kaupunki on tarttunut toimeen hartiavoimin palkkakriisin hoitamiseksi. Kaupungin mukaan palkkavirheiden määrä on edelleen laskenut. Viime kesäkuussa virheitä oli yli 12 prosentissa palkkalaskelmista, mutta joulukuussa, helmikuussa ja maaliskuussa on päästy alle viiden prosentin tavoitetason.

-  Virheiden korjausvelan määrä on saatu tasaiselle laskusuunnalle, mutta virheitä syntyy yhä liian paljon, jotta virheet saataisiin korjattua työntekijöille kohtuullisessa ajassa. On selvää, että sama taso virheiden määrässä kuin edellisen palkkajärjestelmän kanssa, ei ole meille riittävä.

Kansliapäällikkö Sami Sarvilinna totesi, että ainakin lyhyellä aikavälillä Helsingin kaupunki on kiinni Sarastiassa.

– Kaupunki seuraa, miten Sarastian palvelukyky kehittyy. Sen tarkastelun lopputuloksena voidaan päätyä johonkin toiseenkin ratkaisuun. Mutta muiden vaihtoehtojen tarkastelun aika ei ole nyt, nyt korjataan virheitä.